Si pubblica elenco dei condomini per un aiuto nella compilazione del modello, sul quale segnare numero di cartella, numero di abitabilità e numero di decreto di conservazione, se presente.
Può presentare istanza chiunque detenga un interesse concreto attuale e diretto relativo agli atti di cui si vuole effettuare l'accesso. La documentazione può essere solo visionata ovvero estratta in copia, previo pagamento delle spese delle copie. Per gli atti che si trovano in archivi dislocati (ante 1964) sono dovuti i diritti di ricerca.
L'istanza deve essere presentata al protocollo personalmente o tramite posta ordinaria o tramite PEC e deve contenere elementi utili alla ricerca al fine di evaderla nel termine di 30 gg.
Nel caso di accesso agli atti propedeutico ad atti notarili, si ricorda che ai sensi dell’art. 9 bis del D.P.R. n. 380/2001 art. 1-bis. lo stato legittimo dell’immobile o dell’unità immobiliare è quello stabilito dal titolo abilitativo che ne ha previsto la costruzione o da quello che ha disciplinato l’ultimo intervento edilizio che ha interessato l’intero immobile o unità immobiliare, integrati con gli eventuali titoli successivi che hanno abilitato interventi parziali. Per gli immobili realizzati in un’epoca nella quale non era obbligatorio acquisire il titolo abilitativo edilizio, lo stato legittimo è quello desumibile dalle informazioni catastali di primo impianto ovvero da altri documenti probanti, quali le riprese fotografiche, gli estratti cartografici, i documenti d’archivio, o altro atto, pubblico o privato, di cui sia dimostrata la provenienza. Le disposizioni di cui al secondo periodo si applicano altresì nei casi in cui sussista un principio di prova del titolo abilitativo del quale, tuttavia, non sia disponibile copia.